Sichere E-Mails mit Behörden (Schweiz): Was steckt hinter IncaMail?

Ausgangslage

Immer mehr Behörden in der Schweiz versenden sensible Dokumente ausschliesslich über gesicherte E-Mail-Dienste wie IncaMail. Dabei verlangen sie von Empfängern oft eine spezielle E-Mail-Adresse – und die Begründung klingt beim ersten Lesen etwas umständlich:

«Die Zustellung unserer Unterlagen erfolgt aus Datenschutzgründen per IncaMail. Wir benötigen von Ihnen die Bekanntgabe einer E-Mail-Adresse, welche aufgrund der Sensibilität der Daten einen eingeschränkten, die Bearbeitung jedoch personenunabhängig sichernden Empfängerkreis hat.»

Was das konkret bedeutet, erklären wir nachfolgend.

Was die Behörde damit meint

Hinter dieser Formulierung stecken zwei klare Anforderungen an die E-Mail-Adresse, die du angibst:

• Eingeschränkter Zugang: Nur eine begrenzte Anzahl vertrauenswürdiger Mitarbeitender darf auf das Postfach zugreifen – nicht die gesamte Belegschaft. So wird sichergestellt, dass sensible Daten nicht unkontrolliert weitergegeben werden.
• Personenunabhängige Bearbeitung: Gleichzeitig sollte das Postfach nicht nur einer einzigen Person gehören. Wenn diese Person krank oder abwesend ist, müssen die eingehenden Dokumente trotzdem bearbeitet werden können. Mehrere Berechtigte stellen diese Kontinuität sicher.

In der Praxis bedeutet das: eine Funktionsadresse wie [email protected] oder behö[email protected], auf die zwei bis drei definierte Personen zugreifen können.

Umsetzung Schritt für Schritt

Mit einer bei INSOR gehosteten E-Mail-Adresse erfüllst du bereits alle technischen Voraussetzungen für einen sicheren E-Mail-Verkehr. Organisatorisch sind folgende Schritte sinnvoll:

1. Neue E-Mail-Adresse einrichten: Erstelle eine dedizierte Funktionsadresse speziell für die Kommunikation mit der Behörde.
2. Berechtigungen festlegen: Bestimme eine kleine Gruppe von Mitarbeitenden, die auf dieses Postfach zugreifen darf – sorgfältig ausgewählt, um die Vertraulichkeit zu wahren.
3. Mitarbeitende sensibilisieren: Weise die berechtigten Personen auf die Bedeutung des Datenschutzes und den sorgfältigen Umgang mit den eingehenden Dokumenten hin.
4. Nutzung überwachen: Überprüfe regelmässig, dass das Postfach korrekt genutzt wird und keine unbefugten Weiterleitungen oder Zugriffe stattfinden.

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