Kontakte und Kalender im Team teilen: 4 Möglichkeiten

«Wir sind 4 Mitarbeitende und fänden es praktisch, wenn wir alle auf dieselben Outlook-Kontakte zugreifen könnten und Änderungen synchronisiert würden. Ist das möglich?»

Mit normalen E-Mail-Konten (POP/IMAP) geht das leider nicht – über IMAP lassen sich nur E-Mails synchronisieren, keine Kontakte oder Kalender. Es gibt aber mehrere Möglichkeiten, die je nach Bedarf und Budget passen.

Möglichkeit 1: Microsoft 365 (bequemste Lösung)

Die nahtloseste Lösung sind Postfächer über Microsoft 365. Damit lassen sich Kalender und Kontakte vollständig zwischen allen Teammitgliedern synchronisieren. In der Regel reicht das kleinste Angebot (Business Basic) aus.

Möglichkeit 2: Gemeinsam genutztes Webmail-Konto

Eine einfache Alternative: Alle Mitarbeitenden verwenden dasselbe Webmail-Konto (z. B. [email protected]) und pflegen das Adressbuch direkt online im Webmail. Die Kontakte werden nicht ins Outlook synchronisiert, aber es entsteht eine zentrale, für alle zugängliche Kontaktliste – ohne zusätzliche Software.

Möglichkeit 3: Geteilter Google Kalender

Ihr eröffnet ein Google-Konto für eure Organisation und gebt allen Mitarbeitenden Zugang. Im Google Kalender kann jede Person einen eigenen Kalender anlegen und diesen für das gesamte Team freigeben. Die einzelnen Kalender lassen sich über die Teilen-Funktion auch ins Outlook integrieren – allerdings im Nur-Lese-Modus.

Möglichkeit 4: Gemeinsame Excel-Liste via OneDrive oder Dropbox

Falls OneDrive oder Dropbox bereits im Einsatz ist, lässt sich eine gemeinsam bearbeitbare Excel-Datei als einfaches Kontaktverzeichnis einrichten. Kein Outlook-Sync, aber schnell umgesetzt und für viele Teams ausreichend.

Welche Lösung passt zu euch?

Die richtige Wahl hängt davon ab, wie eng die Zusammenarbeit ist und welche Tools ihr bereits nutzt. Als Webagentur aus Wallisellen / Grossraum Zürich beraten wir KMU, Vereine und Organisationen in der Deutschschweiz nicht nur bei Websites, sondern auch bei der passenden digitalen Infrastruktur – von E-Mail-Lösungen über Microsoft 365 bis hin zu Cloud-Diensten.

Nimm Kontakt auf – wir schauen gemeinsam, welche Lösung für euer Team am meisten Sinn macht.