Wir überführen Abläufe, die heute über Excel-Tabellen, Papier und E-Mail laufen, in eine Webapplikation, die zu deinem Prozess passt und an deine bestehenden Systeme angebunden ist.
Viele Abläufe gehen durch mehrere Hände: Ein Antrag kommt herein, jemand prüft ihn, jemand entscheidet, und am Schluss braucht es einen Beleg oder einen Brief. Läuft das über Excel-Tabellen, Papierdossiers und E-Mail, wird dieselbe Information mehrfach abgetippt, Unterlagen fehlen, und niemand sieht auf einen Blick, wo ein Fall gerade steht. Bei der Prozessdigitalisierung läuft der ganze Ablauf in einem System: Daten werden einmal erfasst und bei der Eingabe geprüft, gehen automatisch an den nächsten Schritt und sind am Ende vollständig dokumentiert. Das ist mehr, als Papier einzuscannen und als PDF abzulegen.
Lohnend wird das, wenn sich ein Ablauf oft wiederholt, mehrere Personen oder externe Stellen beteiligt sind und Fehler beim Übertragen Zeit kosten. Ein Warnsignal ist auch eine Excel-Datei, die nur noch eine Person wirklich versteht. Die technische Form ist meist eine Webapplikation, mehr dazu unter Web-App-Entwicklung. Websites, Schnittstellen und individuelle Software im Überblick findest du unter Webentwicklung.
Nicht jeder Ablauf braucht eine eigene Software. Für Buchhaltung oder Lohn gibt es ausgereifte Standardprodukte, und wir sagen dir offen, wenn eines davon besser passt. Eine eigene Lösung lohnt sich dort, wo der Ablauf zu deinem Kerngeschäft gehört und kein Standardprodukt ihn ohne teure Umwege abbildet.
Wie das aussehen kann, zeigt die Förderplattform der Zürcher Filmstiftung: Früher kamen die Förderanträge per E-Mail oder als Papierdossier, und Entscheide wurden von Hand festgehalten. Heute laufen Einreichung, Kommissionsentscheid und Entscheidbrief in einer Plattform, die genau diesen Förderprozess abbildet, mit über 300 Anträgen pro Jahr.
Der Ablauf ist in vielen Organisationen gleich und gesetzlich geregelt, etwa bei Buchhaltung oder Lohn. Du kannst dich an die Logik des Produkts anpassen, ohne dass dabei Arbeit doppelt anfällt.
Der Ablauf ist spezifisch, externe Personen wie Antragstellende, Mitglieder oder Anbieter arbeiten mit, oder mehrere bestehende Systeme müssen zusammenspielen. Auch Zeiterfassung oder Dokumentenablage bauen wir individuell, wenn sie eng mit dem eigenen Ablauf verknüpft sind.
Excel ist für eine Person und eine Auswertung oft das richtige Werkzeug. Zum Problem wird es, wenn mehrere Personen gleichzeitig damit arbeiten, Versionen per E-Mail kursieren und niemand nachvollziehen kann, wer was geändert hat. Dann ist es Zeit, die Tabelle durch eine Lösung mit Rollen, Rechten und Verlauf abzulösen. Oft liegt der eigentliche Aufwand nicht im einzelnen Schritt, sondern in dem, was danach von Hand nachgetragen und abgelegt wird, wie wir im Beitrag sechs Fragen zu deinem Prozess vor der elektronischen Signatur zeigen.
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Wer einen umständlichen Ablauf eins zu eins digitalisiert, hat danach einen schnelleren umständlichen Ablauf. Deshalb schauen wir uns zuerst an, welche Schritte es wirklich braucht. Die BVS St. Gallen wollte ein manuelles Tool für die Parkplatzvergabe ersetzen, Stundenplan und Zahlung waren als nachrangige Wünsche notiert. Wir haben gefragt, wieso noch jemand eingreifen muss, wenn das System weiss, wann jemand Unterricht hat. Daraus wurde die Parkplatz-App der BVS, die Stundenplan-Integration und Twint-Zahlung zum Kern macht. Heute laufen alle Buchungen darüber, über 34'000 seit dem Go-live, und das Sekretariat spart geschätzt rund 1'130 Stunden.
Erstgespräch vereinbarenTechnisch bauen wir die Lösung heute meist mit CakePHP, wo es passt auch mit TYPO3, auf bewährten Open-Source-Frameworks, damit du nicht von einem einzelnen Anbieter abhängig bist. Die Förderplattform der Zürcher Filmstiftung läuft mit CakePHP und wird seit dem Go-live 2015 laufend weiterentwickelt, die Parkplatz-App der BVS mit TYPO3.
Nach dem Erstgespräch und einer ersten Analyse schätzen wir das ganze Projekt und erstellen eine Offerte. Bis die erste produktive Etappe live ist, vergehen typischerweise zwei bis drei Monate. Weil wir neue Applikationen auf einer eigenen, erprobten Grundlage inklusive Hosting aufsetzen, können wir dir auf Wunsch schon nach wenigen Tagen eine erste lauffähige Version (MVP) bereitstellen, mit der du den Kern des Ablaufs ausprobierst. Für den Betrieb nach dem Go-live gibt es Wartung und Support mit SLA, grosse Versions-Upgrades planen wir als eigenes Projekt nach Aufwand.
Du schilderst den Ablauf, wir fragen nach und analysieren, wo heute Zeit verloren geht. Danach schätzen wir das ganze Projekt und erstellen die Offerte.
Wir halten Rollen, Datenfluss, Schnittstellen und die Datenübernahme fest und klären offene Punkte. Falls nötig, passen wir dabei die Offerte an.
Wo es hilft, erstellen wir mit KI rasch einen klickbaren Prototyp der wichtigsten Masken, damit du den Ablauf ausprobieren kannst, bevor programmiert wird.
Wir bauen den Kern zuerst und testen jede Etappe mit dir. Bestehende Daten aus Excel oder alten Systemen übernehmen wir bereinigt.
Den Start legen wir auf einen Termin, der zu deinem Betrieb passt. Bei der BVS war das der Semesterbeginn, ohne Unterbruch im laufenden Betrieb.
Hosting, Updates und Support laufen über einen Wartungsvertrag. Kommen neue Anforderungen dazu, entwickeln wir die Lösung mit dir weiter.
Seit meiner Jugend bin ich tief in der IT- und Web-Welt verwurzelt, und schon damals war für mich klar, dass dieses spannende Universum mein Zuhause ist. 2005 habe ich den Schritt gewagt und INSOR gegründet, die inzwischen auf neun kreative Köpfe angewachsen ist. Gemeinsam realisieren wir digitale Projekte, die unsere Kunden begeistern. Wenn ich mich mal nicht in Codezeilen verliere, findest du mich wahrscheinlich auf einem Wanderweg in den Schweizer Bergen oder unterwegs in den schönsten Ecken unseres Landes.
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