Kundenname:
Zürcher Filmstiftung
Branche:
Kulturförderung / Öffentliche Hand
Go-Live:
2015 (laufende Weiterentwicklung)
Leistungen:
Entwicklung, Digitalisierung, Langzeitsupport
640+
NutzerInnen
300+
Förderanträge / Jahr
10+
Jahre Partnerschaft
Förderanträge bei der Zürcher Filmstiftung liefen lange über zwei Kanäle: E-Mail oder physisches Papierdossier. Intern wurde mit einer veralteten Software gearbeitet, die weder zuverlässig betreut werden konnte noch Weiterentwicklungen zuliess. Entscheide der Fachkommission wurden manuell festgehalten, die gesamte Kommunikation mit Antragstellenden lief per E-Mail.
Das Resultat war absehbar: unvollständige Anträge, manuelle Erfassungsfehler, dezentrale Ablage über Papierstapel und Excel-Tabellen. Für die Mitarbeitenden der Stiftung bedeutete das erheblichen administrativen Aufwand ohne Mehrwert — Zeit, die der eigentlichen Förderarbeit fehlte.
Filmschaffende verwalten ihre Projekte heute über ein persönliches Dashboard. Sie sehen den Status aller laufenden Anträge, erhalten sofortiges Feedback bei unvollständigen Angaben und können — bei geförderten Projekten — Folgeanträge für weitere Entwicklungsstufen direkt einreichen. Entscheidbriefe sind im selben Dashboard abrufbar, ohne separaten E-Mail-Verkehr.
Für die Antragstellenden bedeutet das: ein einziger, strukturierter Zugangspunkt für alle Interaktionen mit der Stiftung — von der ersten Projektidee bis zum abschliessenden Entscheid.
Ein häufiges Problem im alten Prozess war die hohe Quote unvollständiger Anträge — Pflichtdokumente fehlten, Felder blieben leer. Die Plattform löst das strukturell: Beim Einreichen prüft das System automatisch, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt und alle erforderlichen Dateien hochgeladen sind. Unvollständige Anträge können gar nicht erst abgeschickt werden.
Das entlastet beide Seiten: Antragstellende erhalten klares, sofortiges Feedback zu offenen Punkten. Die Stiftungsmitarbeitenden sehen ausschliesslich vollständige, bearbeitbare Dossiers — kein Nachfassen per E-Mail mehr.
Eingereichte Anträge werden direkt einer Kommissionssitzung zugeteilt. Die Mitarbeitenden der Stiftung prüfen Anträge inhaltlich, bereiten Sitzungen vor und kommunizieren Entscheide über die Plattform. Automatisch generierte Entscheidbriefe als PDF stehen für Antragstellende sofort im Dashboard bereit — ohne manuelle Erstellung, ohne Medienbruch.
Ein komplexes Zusatzmodul verwaltet das sogenannte Succès-Guthaben: ein Bonussystem, das erfolgreichen Produktionsfirmen Guthaben für künftige Anträge gutschreibt. Diese Logik ist vollständig in die Plattform integriert und wird automatisch berechnet.
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Alle Anträge, Entscheide und Fördersummen sind zentral gespeichert und jederzeit auswertbar. Strukturierte Datenexporte und eine direkte Anbindung an Microsoft Power BI ermöglichen der Stiftung detaillierte Berichte über Förderaktivitäten, Budgets und Antragstrends — ohne manuelles Zusammenführen aus verschiedenen Quellen.
Die Plattform ist seit 2015 in Betrieb und wird laufend weiterentwickelt. Politische Vorgaben, neue Stiftungsratsbeschlüsse und Veränderungen in der Branche erfordern regelmässige Anpassungen — die Architektur ist darauf ausgelegt. Die Zusammenarbeit ist entsprechend langfristig angelegt: kontinuierlich für Support und kleinere Anpassungen, projektweise für neue Module.
Die Zürcher Filmstiftung fördert seit 2005 das professionelle, qualitativ anspruchsvolle Filmschaffen im Kanton Zürich. Sie unterstützt Autorinnen und Autoren, Regisseurinnen und Regisseure, Produktionsgesellschaften und Verleiher mit Beiträgen und Darlehen. Finanziert durch Kanton und Stadt Zürich, verwaltet sie jährlich Fördermittel von rund 14.9 Millionen Franken. Als Mitglied von CineRegio ist sie Teil eines europäischen Netzwerks regionaler Filmförderung.
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