Kunde:
BVS St. Gallen
Branche:
Bildung & Weiterbildung
Go-live:
Februar 2022
Leistung:
Konzept, Entwicklung
1'130 h
Sekretariatsaufwand eingespart
34'000+
Buchungen seit Go-Live
58
Parkplätze vollautomatisiert
Die BVS St. Gallen betreibt 58 Parkplätze — aufgeteilt in Aussen- und Einstellplätze — die von Studierenden und Dozierenden genutzt werden können. Wer einen Platz wollte, musste persönlich beim Sekretariat vorbeikommen, in der Regel eine Woche im Voraus. Dort wurde die Verfügbarkeit manuell in einem tabellenartigen Tool geprüft, der Platz reserviert und der Betrag kassiert. Hatte jemand kein Geld dabei, wurde eine offene Zahlung notiert. Dozierende, die gleich mehrere Monate im Voraus reservieren wollten, wurden ebenfalls manuell eingetragen — Eintrag für Eintrag.
Das System war fehleranfällig und band Sekretariatsressourcen, die anderswo gebraucht wurden. Über vier Jahre wurden so rund 34'000 Buchungen manuell abgewickelt — bei geschätzten zwei Minuten pro Vorgang entspricht das rund 1'130 Stunden Sekretariatsaufwand allein für die Parkplatzverwaltung.
Die BVS kam mit einer konkreten, aber bewusst offenen Anfrage: eine Webapplikation, die das manuelle Tool ersetzt. Einige Anforderungen waren bereits formuliert — darunter der Wunsch nach einer Stundenplan-Verknüpfung und einer praktischen Zahlungsmöglichkeit, beides jedoch noch als nachrangige Punkte eingestuft.
INSOR analysierte den Prozess und stellte die entscheidende Frage: Wenn das System weiss, wann jemand Unterricht hat — warum sollte dann überhaupt noch jemand manuell eingreifen? Aus dieser Überlegung entstand der Architekturentscheid, die Stundenplan-Integration und die Zahlungsabwicklung nicht als Zusatzfunktionen zu behandeln, sondern als Kern der Lösung.
Zwei bis drei Teams-Gespräche reichten, um Scope und Prozess abzustimmen. Der Projektplan wurde so terminiert, dass der Go-live nahtlos mit dem Semesterbeginn zusammenfiel und die alte Lösung ohne Betriebsunterbruch abgelöst werden konnte.
INSOR entwickelte eine TYPO3-basierte Webapplikation unter app.bvs.ch, die drei Systeme verbindet: die Schulverwaltungslösung der BVS-Gruppe, ein intelligentes Ressourcenmanagement für die 58 Parkplätze, und die Zahlungsabwicklung via Payrexx mit Twint.
Ein Studierender öffnet die App und sieht sofort die buchbaren Zeitslots — ausschliesslich jene, für die gemäss Stundenplan tatsächlich Unterricht geplant ist. Freizeitbuchungen sind systemseitig ausgeschlossen. Aussen- und Einstellplätze sind getrennt buchbar; für Einstellplätze gilt eine Mindestabnahme von zehn aufeinanderfolgenden Schultagen. Der Nutzer wählt einen oder mehrere Slots, das System legt eine Vorreservation für 300 Sekunden an. In dieser Zeit wird der Checkout abgeschlossen und die Zahlung per Twint ausgelöst. Nach erfolgreicher Zahlung ist der Platz definitiv gebucht, ein PDF-Beleg steht sofort zum Download bereit. Alle Buchungen sind jederzeit in der App einsehbar und können bei Bedarf storniert werden.
Dozierende verfügen über erweiterte Buchungsrechte und können auf alle 58 Parkplätze zugreifen, während Studierende einem definierten Teilbereich zugewiesen sind.
Die Schnittstelle zur Schulverwaltungslösung basiert auf einem automatisierten täglichen CSV-Import. Bei der Implementierung half INSOR aktiv mit, den Export so zu strukturieren, dass zusammenhängende Unterrichtsblöcke statt einzelner Lektionen geliefert werden — eine Voraussetzung für eine funktionierende Slot-Logik.
Hinter der einfachen Buchungsoberfläche arbeitet eine Defragmentierungslogik: Eingehende Buchungen werden so auf die verfügbaren Plätze verteilt, dass zusammenhängende Slots möglichst auf denselben Parkplatz gelegt werden — bevor ein zweiter Platz belegt wird. Buchen morgens, mittags und abends je eine Person, landen alle drei auf Parkplatz 1, bevor Parkplatz 2 überhaupt belegt wird. Das maximiert die verfügbare Kapazität und verhindert künstliche Engpässe durch fragmentierte Belegung.
Die Schuladministration verfügt über eine Gantt-Ansicht aller Parkplätze. Plätze können für beliebige Zeiträume gesperrt werden — etwa wenn die BVS Parkplätze temporär an externe Mieter vergibt. Buchungen können durch Admins auch ohne Zahlungsprozess vorgenommen werden, was Sonderfälle abdeckt ohne den regulären Buchungsfluss zu umgehen. Für Auswertungen steht ein ODBC-Zugang zur Verfügung, über den die BVS eigene Reportings direkt auf den Buchungsdaten aufbauen kann.
Seit Go-live am 15. Februar 2022 läuft die Parkplatzverwaltung der BVS vollständig automatisiert. Das Sekretariat ist aus dem Prozess heraus — keine Wartenden, keine manuellen Einträge, keine offenen Zahlungen. In vier Jahren wurden über 34'000 Buchungen über die Plattform abgewickelt, was einer geschätzten Einsparung von rund 1'130 Stunden manuellem Sekretariatsaufwand entspricht. Die App ist der offizielle und einzige Buchungsweg der BVS und wird flächendeckend genutzt.
Die BVS St. Gallen ist eine private Weiterbildungsschule im Herzen von St. Gallen, drei Gehminuten vom Hauptbahnhof entfernt. Jährlich vertrauen über 1'000 Kursteilnehmende der BVS ihre berufliche Weiterentwicklung an — in Bereichen wie Betriebswirtschaft, Führung, Informatik und Gesundheit. Rund 250 Dozierende aus der Praxis sorgen für praxisnahen Unterricht, wahlweise vor Ort, live online oder hybrid. Die BVS ist EDUQua-zertifiziert und Trägerin des Vantage-Awards «Bester Student Service 2025».
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